Privacyverklaring

Met ingang van 25 mei 2018 geldt in de gehele EU een nieuwe data- en privacywetgeving, General Data Protection Regulation (GDPR).
Deze staat in Nederland bekend als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
In het kader van de AVG is deze privacyverklaring op de website geplaatst. Wanneer u in deze praktijk een therapie- of coachings-traject aangaat, verklaart u dat u op de hoogte bent van de tekst op deze pagina, en hiermee akkoord gaat.

AVG in deze psychologische praktijk – de hoofdlijnen

  • De behandelingspraktijk
    In deze praktijk worden door uw therapeut/trainer diverse persoonsgegevens van u verwerkt. Deze noodzakelijkheid heeft tot doel om de therapeutische behandeling, dossierverplichting en de financiële afhandeling correct te laten verlopen.
    Er worden géén persoonsgegevens of persoonlijke gegevens voor andere doeleinden dan genoemde verwerkt of uitgewisseld met derden.
    Uw gegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.
    Uw gegevens kennen een wettelijk bewaartermijn van 15 jaar, tenzij u verzoekt om deze eerder te vernietigen.
  • De cliënt als betrokkene
    U heeft het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden. Ook heeft u recht op inzage, aanpassing en verwijdering van uw gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
    U bepaalt of en zo ja welke informatie aan derden kan worden doorgegeven.

 

AVG in deze praktijk – nader uitgewerkt

  1. Persoonsgegevens in mijn administratie.
  2. Persoonlijke gegevens in een dossier.
  3. Persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.
  4. Gegevens op de nota.
  5. Privacy in de correspondentie.
  6. Privacy aan de voordeur.
  7. Privacy in de spreekkamer.
  8. Beveiliging digitale gegevens.

Verwijdering persoonsgegevens.

1. Persoonsgegevens in mijn administratie

Om voor gedeeltelijke vergoeding door een ziektekostenverzekering in aanmerking te komen worden er op de nota persoonsgegevens vermeld. Dit is de reden waarom ik deze gegevens opvraag. Uw persoonsgegevens staan in uw dossier (zie punt 2).

2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier

Ik ben door de beroepsorganisaties, zorgverzekeringen en wetgeving verplicht een registratie en dossier bij te houden van uw persoonsgegevens en uw persoonlijke gegevens.

  • Dit dossier bevat de aantekeningen van elke sessie door de therapeut. De handgeschreven werkaantekeningen worden bewaard in een afsluitbare lade in de praktijkruimte van de therapeut.
  • Uw dossier kent een wettelijk bewaartermijn van 15 jaar (vanaf de laatste behandeling).
  • U heeft recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens, voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad en dit past binnen “goed hulpverlenerschap”.
  • Uw therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens die bij het uitoefenen van het beroep bekend raken. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd. Slechts pas na uw schriftelijke toestemming kunnen bepaalde gegevens met derden gedeeld worden.
  • U bepaalt zelf of het verstandig is of informatie uit het dossier aan derden kan worden doorgegeven. Over de wenselijkheid daarvan kunt u hulp en advies inwinnen bij uw therapeut.
  • Er bestaan situaties waarin het beroepsgeheim kan worden doorbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.

3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult

  • Aan het eind van een maand ontvangt u via een beveiligd e-mailadres een rekening van de consulten van de betreffende maand.
  • Een betaling via een overschrijving per bank vermeldt uiteraard uw naam op onze afschriften en online bankgegevens, anders zou niet vast te stellen zijn wie geld heeft overgemaakt. Mijn boekhouder kan hierdoor uw (achter-)naam in de financiële administratie tegenkomen. Dit geldt tevens voor de belastingdienst in dit geval. Met mijn boekhouder is echter een verwerkingsovereenkomst gesloten waarin gegarandeerd wordt dat uw gegevens niet in handen van derden kunnen komen.

4. Uw gegevens op de nota

  • Wilt u in aanmerking komen voor een (gedeeltelijke) vergoeding van de behandeling, dan willen de meeste ziektekostenverzekeraars een aantal gegevens van u op de nota terugzien wanneer u deze aanlevert. Dat is de reden waarom ik daarop niet alleen uw naam en adres vermeld, maar ook uw  geboortedatum. Wanneer u uw nota indient bij uw zorgverzekeraar raakt het vragen van hulp (de verrichting) bekend. De inhoud van de behandeling raakt niet bekend, in het kader van het beroepsgeheim wordt hier niet over gecommuniceerd met de vergoedende instantie.
  • Wanneer uw werkgever de nota betaalt, dan raakt uw naam en de datum van uw bezoek aan de praktijk bekend, maar ook hier geldt dat op de inhoud van de gesprekken beroepsgeheim rust, en dat de inhoud dus nooit opvraagbaar is door de betalende partij.
  • Een nota voor personal coaching bevat uitsluitend de gegevens die u of uw bedrijf daar op vermeld wilt zien, maar geen inhoudelijke informatie over de behandeling.

5. Privacy in de correspondentie

  • E-mails over algemene zaken als datum, bevestiging of wijziging van een afspraak kun u mailen naar info@sentir.nl.
  • Ik adviseer u geen persoonlijke gegevens te mailen. Mocht u dit toch willen, dan kunt u op https://protonmail.com/nl/signup een gratis basisaccount (met mogelijkheid tot encryptie) maken om op deze wijze de gegevens te kunnen mailen naar onze eigen beveiligde mailbox, met het adres sentirfocuspraktijk@protonmail.com.

6. Privacy in de spreekkamer.

  • Uw therapeut is gebonden aan het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens van derden, die iemand bij het uitoefenen van zijn beroep te weten is gekomen. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd.
  • Soms wordt het beroepsgeheim verbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.
  • Er worden geen geluids- of video-opnames gemaakt in de spreekkamer, tenzij de cliënt hiervoor expliciete toestemming geeft, bijvoorbeeld voor supervisiedoeleinden.

7. Beveiliging digitale gegevens.

  • Voor het ontvangen van privacy-gevoelige mailberichten is een beveiligde mailbox ingericht met het volgende adres: sentirfocuspraktijk@protonmail.com.
  • Mijn WiFi verbinding wordt niet gedeeld met cliënten of andere bezoekers. Ook alle apparatuur is met degelijke wachtwoorden beveiligd.

8. Verwijdering van persoonsgegevens

  •   Uw therapeut bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van therapeutische taken,
    of zoals vastgelegd  in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).

9. Beveiliging persoonsgegevens cursisten Sentir Focuspraktijk

  • Niet alleen met de persoonsgegevens van cliënten wordt zorgvuldig omgegaan, maar natuurlijk ook met alle persoonsgegevens van cursisten van Sentir Focuspraktijk. Ook deze worden nooit zonder toestemming aan derden doorgegeven en alleen beveiligd opgeslagen.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

  • Recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan de therapeut te vragen of hun persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, hun gegevens worden verwerkt.
  • Correctierecht: als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de therapeut om dit te corrigeren.
  • Recht van verzet: betrokkenen hebben het recht aan de therapeut te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
  • Recht om vergeten te worden: in gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
  • Recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens. De therapeut zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
  • Indienen van verzoek: om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. De therapeut heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de therapeut laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de therapeut, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de therapeut aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

Klacht

Als de therapeut een wettelijke verplichting niet nakomt in het kader van de AVG kan de betrokkene een bezwaar indienen bij de therapeut. Is men het ook niet eens met de reactie op het bezwaarschrift, dan kan men een beroep instellen bij de kantonrechter. Er wordt daarbij een beroep gedaan op de rechtsbescherming die de Wet Bescherming Persoonsgegevens biedt.